Das vergangene Jahr hat uns viel über virtuelle Meetings und Zusammenarbeit gelehrt, darunter vier Dinge, die wir versuchen sollten fortzusetzen.
Von Luba Mandzy Herring und Kevin Murphy
Auf einen Blick
- Zu den Vorzügen virtueller Meetings gehören die Unterstützung nachhaltiger Co-Creation, die Einbindung der richtigen Teilnehmer, die Förderung einer sinnvollen Teilnahme und die effiziente Nutzung der Zeit der Teilnehmer.
- Diese Vorteile können mit sorgfältiger Überlegung und Gestaltung genutzt werden.
Als wir um die Ecke in das zweite Jahr der durch Covid-19 verursachten Trennung biegen, ist unser virtuelles Arbeitsleben ein bisschen zum Lachen geworden. Wenn Sie sich die Late-Night-Talkshow-Moderatoren ansehen oder einschalten Live am Samstagabend, Sie sind auf dem Witz. Und wer hat da keinen Kick bekommen sprechender kätzchen anwalt?
Von zu Hause aus zu arbeiten kann lustig, nervig und manchmal ermüdend sein, aber in diesem erzwungenen Experiment steckt auch viel Gutes. Virtuelle Arbeit hilft nicht nur großen Teilen der Weltwirtschaft, sich über Wasser zu halten, sondern bietet auch immer neue Vorteile, darunter nachhaltige Mitgestaltung, größere Beteiligung, Aufbau von Beziehungen und Effizienz. Anstatt also einfach virtuelle Treffen zu ertragen, sollten wir ihre wichtigsten Tugenden feiern: Transzendenz, Weisheit, Menschlichkeit und Großzügigkeit.
Die vier Tugenden
1. Transzendenz (Unterstützung nachhaltiger, kontinuierlicher Mitschöpfung)
Es ist eine der ständigen Frustrationen des Managements. Sie veranstalten ein erfolgreiches Meeting, verlassen es mit Schwung und beobachten dann, wie sich diese Energie auflöst wie ein Ballon, aus dem langsam Luft austritt. Virtuelle Co-Kreation hilft, den Moment zu überwinden und die Dynamik aufrechtzuerhalten. Der Schlüssel liegt in der asynchronen Mitgestaltung vor, während und nach einem Ereignis. In Co-Creation-Räumen, die mit Tools wie Mural und Miro gebaut wurden, arbeiten die Teilnehmer an Ideen und verfeinern sie, fördern das Engagement und verbinden sich.
Vor der Pandemie startete ein großes Finanzdienstleistungsunternehmen eine Teamarbeit, um eine neue Initiative zu entwickeln. Der ursprüngliche Plan sah vor, dass die Teilnehmer Hausaufgaben zu Schlüsselfragen machen sollten, bevor sie sich persönlich trafen, um gemeinsam eine kritische Antwort zu finden. Dann schlug Covid-19 zu. Zunächst überlegte das Unternehmen, das Projekt auf Eis zu legen. Einige argumentierten, dass sie das, was sie sich vorgenommen hatten, nicht erreichen könnten, wenn sie nicht physisch zusammen in einem Raum sein könnten. Schließlich entschieden sich die Führungskräfte jedoch, für einen begrenzten Zeitraum virtuell zu arbeiten, in der Annahme, dass sie bald zur Normalität und zu ihrem ursprünglichen Plan zurückkehren würden.
Normal tauchte nie auf. Da die Bestellungen für den Aufenthalt zu Hause anhielten, führte das Unternehmen einen und dann einen weiteren und schließlich insgesamt fünf virtuelle Workshops durch. Anstelle von fünf Engagement-Spitzen gefolgt von dem typischen langsamen Energieverlust genossen sie jedoch acht Wochen ununterbrochene Ko-Kreation. Die Teilnehmer besuchten und aktualisierten vor, während und nach jedem Workshop ein speziell angefertigtes Miro-Board, verfeinerten ihre Antworten auf Schlüsselfragen und bauten auf dem auf, was ihre Kollegen hinzugefügt hatten. Am Ende stimmte das Management zu, dass die Energie und die Breite der Einsichten, die sich aus dieser Teilnahme ergaben, persönlich nicht erreicht worden wären. (Weitere Informationen zur virtuellen Co-Kreation finden Sie unter „Sozial distanziert, kooperativ nah.“)
2. Weisheit (die richtigen Leute in den „Raum holen“)
Waren Sie schon einmal in einer Besprechung, als nach Diskussionsrunden jemand mit der Idee auftaucht, die den Verlauf des Gesprächs völlig verändert? Was wäre, wenn diese Person nicht im Raum gewesen wäre? Virtual erhöht die Chancen, dass sie es sein werden.
In der virtuellen Welt sind Entfernung, Kosten und Umfang keine Einschränkungen. Jeder, der mitmachen muss, kann mitmachen. Experten können unabhängig von ihrem Standort angezapft werden. Mehr Teilnehmer können sich der Mischung anschließen, die Perspektive erweitern, Gedanken diversifizieren, die Konversation bereichern und zusätzliche Einsichten anregen. Das Thema, das Gespräch und die Organisation profitieren von der gesammelten Weisheit.
Persönlich wäre eine Co-Creation-Veranstaltung mit Hunderten von Menschen eine entmutigende Aufgabe zu organisieren. Mit dem richtigen Design und der richtigen Technologie ist die Größe praktisch kein limitierender Faktor mehr. Befreit von der Zeit und den Kosten, die für die Organisation einer großen Veranstaltung erforderlich sind, können Gruppen schnell zusammenkommen und ihren Organisationen helfen, schneller zu reagieren.
Beim Finanzdienstleistungsunternehmen gab zunächst eine Gruppe von 15 Personen die Richtung vor. Dann nutzte das Unternehmen ein Crowdsourcing-Tool namens Waggl, um viele Stimmen einzubringen. Über 500 Personen gaben erste Rückmeldungen. Anschließend wurde das gesamte Unternehmen aufgefordert, Beiträge zu leisten. Zweitausend Mitarbeiter stimmten schließlich ab, verglichen Ideen und gaben Feedback – ein erstaunlich hohes Maß an Beteiligung, das zu einer größeren Zustimmung zur endgültigen Antwort führte.
Es geht nie darum, nur der Sache wegen auf Größe zu setzen. Virtual ermöglicht Selektivität und macht es für alle möglich Rechts Personen, die für ein bestimmtes Gespräch im Raum sein sollen. Keine Auslassungen, kein Ersatz.
3. Menschlichkeit (Aufbau sinnvoller Teilhabe und Beziehungen)
Bei virtuellen Zusammenkünften muss auf Inklusivität geachtet werden. Glücklicherweise kann das Format es einfacher machen, jede Stimme zu hören. In einem Live-Meeting kann das Erfassen von Eingaben eine Herausforderung sein. Wenn es eine Person gibt, die alle anderen übertönt, riskieren Sie, mit einer einseitigen Sichtweise zu gehen. Virtual bietet eine Fülle von Tools, um die Teilnahme zu fördern: Haftnotizen, Anmerkungen, Chats, Whiteboards, Breakout-Räume usw. Da unterschiedliche Techniken für verschiedene Personen am besten funktionieren, kann diese Vielfalt die Teilnahme erhöhen.
Ein erfolgreicher Ansatz zum Aufbau von Beteiligung und Beziehungen besteht darin, die Teilnehmer in „Pods“ zu gruppieren – kleine Gruppen, die während einer längeren Sitzung zusammenbleiben. Der Pod geht die Erfahrung gemeinsam durch und seine Intimität fördert einen echten Dialog. Gut gestaltete Pods helfen den Teilnehmern, sich mit Menschen zu verbinden, mit denen sie normalerweise nicht sprechen, anstatt sich auf die Menschen zu konzentrieren, die sie bereits kennen. Sorgfältig gestaltete virtuelle Sitzungen können der Erfahrung eine herzliche Menschlichkeit verleihen und dazu beitragen, die schwachen Bindungen in Organisationen zu stärken, was zu echten Innovationsfunken führt, die beim Übergang zur Fernarbeit schwer aufrechtzuerhalten waren.
4. Großzügigkeit (Effizienz schenken)
Meetings nehmen viel Zeit in Anspruch, aber virtuelle Meetings müssen schneller ablaufen. Es gibt einen unausgesprochenen Gesellschaftsvertrag im Virtuellen: „Wir werden Sie nicht länger als nötig auf Zoom/Teams halten, aber im Gegenzug müssen wir eine konzentrierte, scharfe Diskussion führen.“ Gibt es in unserem Arbeitsalltag eine größere Großzügigkeit, als kostbare Zeit zurückzubekommen?
Technik hilft. Sie müssen nicht mehr die Kritzeleien Ihrer Kollegen auf einem Post-it interpretieren oder warten, bis sie zwischen den Sitzungen ihre ausgedehnte Kaffeepause beendet haben. Mit einem Knopfdruck teleportieren sich die Teilnehmer von den Breakouts zurück zur Hauptsitzung.
Die Effizienz der Arbeit von zu Hause aus ist gut dokumentiert. Eins lernen der die Kalender von Wissensarbeitern vor und nach der Pandemie verglich, ergab, dass die Mitarbeiter im Lockdown von 2020 produktiver waren als im Jahr 2013. Sie verbrachten 9% mehr Zeit mit der Interaktion mit Kunden und externen Partnern und betrachteten ihre Arbeit als um ein Vielfaches lohnender Anzahl Maßnahmen. A 2013 lernen fanden heraus, dass die Produktivität einer Gruppe von Reisebüros in den ersten neun Monaten, in denen sie remote arbeiteten, um 131 TP1T gestiegen ist und dass eine höhere Produktivität in Kombination mit geringeren Bürokosten und geringerem Umsatz zu Einsparungen für das Unternehmen von etwa 1 TP2T2.000 pro Mitarbeiter geführt hat.
Das teilte Slack-Chef Stewart Butterfield mit Magazin der New York Times dass er nach der Umstellung auf Remote gezwungen war, sein hochproduktives monatliches All-Hands-Meeting von einer Stunde auf nur 21 Minuten mit schnellen, fokussierten Updates für Führungskräfte zu Zoom zu verkürzen, bewerteten die Mitarbeiter die optimierte Version besser als alle ihre Vorgänger.
Die Tugenden des Virtuellen kultivieren
Die Erfassung dieser Vorteile erfolgt nicht automatisch. Es erfordert sorgfältiges Denken und Design. Das beginnt mit der Klarheit des Zwecks, der Kenntnis Ihrer Ziele für jede Co-Creation-Übung oder jedes Meeting. Radikale Einfachheit anzunehmen hilft: Definieren Sie einen einzigen Zweck und reduzieren Sie sich auf das Wesentliche, um konzentriert zu bleiben und Energie zu bewahren. Bei virtuellen Zusammenkünften eignen sich kurze Module am besten. Setzen Sie Technologie mit Bedacht ein und proben Sie, damit die Technologie das Erlebnis verbessert. Erkenne vor allem an, was an diesem Format anders ist, und suche nach Wegen, Intimität zu kultivieren.
Sie können nicht virtuell fliegen. Sie müssen vorbereiten, gestalten und innovativ sein. Dieses Format fordert mehr von den designenden Managern, gibt aber auch mehr zurück in Bezug auf die Qualität des Outputs und der Ideen. Das mag eine Art Pandemie-Überraschung gewesen sein, aber es lohnt sich, an dieser Erkenntnis festzuhalten.
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Autoren
- Luba Mandzy HeringPraxis-Vizepräsident, London
- Kevin MurphyExpert Partner, Washington, DC
