L'année dernière nous a beaucoup appris sur les réunions virtuelles et la collaboration, y compris quatre choses que nous devrions essayer de continuer.
Par Luba Mandzy Herring et Kevin Murphy
En bref
- Les vertus des réunions virtuelles incluent le soutien à la co-création soutenue, l'engagement des bons participants, la culture d'une participation significative et l'utilisation efficace du temps des participants.
- Ces avantages peuvent être capturés avec une réflexion et une conception soignées.
Alors que nous approchons de la deuxième année de la séparation induite par Covid-19, notre vie professionnelle virtuelle est devenue un sujet de rire. Si vous regardez les animateurs de talk-shows de fin de soirée ou que vous vous connectez à Saturday Night Live, vous êtes dans la blague. Et qui n'a pas eu un coup de pied de la avocat chaton qui parle?
Travailler à domicile peut être amusant, ennuyeux et parfois fastidieux, mais il y a aussi beaucoup de bonté dans cette expérience forcée. En plus d'aider d'énormes pans de l'économie mondiale à rester à flot, le travail virtuel offre des avantages persistants, notamment une cocréation soutenue, une plus grande participation, l'établissement de relations et l'efficacité. Alors plutôt que de simplement endurer la rencontre virtuelle, nous devrions célébrer ses principales vertus : transcendance, sagesse, humanité et générosité.
Les quatre vertus
1. Transcendance (soutenir une co-création soutenue et continue)
C'est une des frustrations perpétuelles de la direction. Vous organisez une réunion réussie, sortez avec élan, puis regardez cette énergie se dissiper comme un ballon qui fuit lentement. La cocréation virtuelle aide à transcender le moment et à maintenir l'élan. La clé est la co-création asynchrone avant, pendant et après un événement. Dans des espaces de cocréation construits avec des outils comme Mural et Miro, les participants travaillent et affinent des idées, suscitent l'engagement et se connectent.
Avant la pandémie, une grande société de services financiers a lancé un effort d'équipe pour concevoir une nouvelle initiative. Le plan initial était que les participants fassent leurs devoirs sur des questions clés avant de se rencontrer en personne pour le travail critique consistant à trouver une réponse ensemble. Puis le Covid-19 a frappé. Dans un premier temps, l'entreprise a envisagé de suspendre le projet. Certains ont fait valoir qu'il n'y avait aucun moyen d'accomplir ce qu'ils avaient prévu de faire s'ils ne pouvaient pas être physiquement ensemble dans une pièce. Finalement, cependant, les dirigeants ont décidé de passer au virtuel pendant une période limitée, en supposant qu'ils reviendraient bientôt à la normale et à leur plan initial.
La normale n'est jamais apparue. Alors que les commandes à domicile persistaient, l'entreprise en a organisé un, puis un autre, et enfin un total de cinq ateliers virtuels. Au lieu de cinq pics d'engagement suivis de la fuite d'énergie lente typique, cependant, ils ont profité de huit semaines de cocréation non-stop. Les participants ont visité et mis à jour un tableau Miro personnalisé avant, pendant et après chaque atelier, affinant leurs réponses aux questions clés et s'appuyant sur ce que leurs collègues avaient ajouté. En fin de compte, la direction a convenu que l'énergie et l'étendue de la perspicacité qui découlaient de cette participation n'auraient pas été égalées en personne. (Pour en savoir plus sur la cocréation virtuelle, veuillez consulter « Socialement distant, collaboratif proche. »
2. Sagesse (avoir les bonnes personnes dans la « pièce »)
Avez-vous déjà été dans une réunion où, après des séries de débats, quelqu'un lance une idée qui change complètement le cours de la conversation ? Et si cette personne n'avait pas été dans la pièce ? Le virtuel augmente les chances qu'ils le soient.
Dans le monde virtuel, la distance, les dépenses et l'échelle ne sont pas des contraintes. Tous ceux qui ont besoin d'adhérer le peuvent. Les experts peuvent être sollicités quel que soit leur emplacement. Plus de participants peuvent se joindre au mélange, élargir la perspective, diversifier la pensée, enrichir la conversation et susciter des informations supplémentaires. Le sujet, la conversation et l'organisation bénéficient de la sagesse accumulée.
En personne, un événement de cocréation avec des centaines de personnes serait une tâche ardue à organiser. Pratiquement, avec la bonne conception et la bonne technologie, la taille cesse d'être un facteur limitant. Libérés du temps et des dépenses nécessaires pour organiser un grand événement, les groupes peuvent se réunir rapidement, aidant leurs organisations à réagir plus rapidement.
Au sein de la société de services financiers, un premier groupe de 15 personnes a défini la direction. Ensuite, l'entreprise a utilisé un outil de crowdsourcing appelé Waggl pour faire entendre de nombreuses voix. Plus de 500 personnes ont fourni des commentaires initiaux. L'ensemble de l'entreprise a ensuite été invité à apporter sa contribution. Deux mille employés ont finalement pris la parole, comparant des idées et donnant des commentaires - un niveau de participation étonnant qui a conduit à une plus grande adhésion à la réponse finale.
Le but n'est jamais d'opter pour la taille juste pour le plaisir. Le virtuel permet la sélectivité, rendant possible pour tous les à droite personnes présentes dans la pièce pour une conversation donnée. Aucune omission, aucun substitut.
3. Humanité (construire une participation et des relations significatives)
Dans les rassemblements virtuels, vous devez faire attention à l'inclusivité. Heureusement, le format peut permettre à chaque voix de se faire entendre plus facilement. Dans une réunion en direct, la capture des commentaires peut être un défi. S'il y a une personne qui noie tout le monde, vous risquez de partir avec une vision unilatérale. Virtual offre une pléthore d'outils pour encourager la participation : stickies, annotation, chats, tableaux blancs, salles de sous-commission, etc. Parce que différentes techniques fonctionnent mieux pour différentes personnes, cette variété peut augmenter la participation.
Une approche efficace pour renforcer à la fois la participation et les relations consiste à regrouper les participants en « groupes », c'est-à-dire en petits groupes qui restent ensemble tout au long d'une session plus longue. Le pod vit l'expérience ensemble, et son intimité favorise un vrai dialogue. Des modules bien conçus aident les participants à se connecter avec des personnes avec lesquelles ils ne parlent pas normalement, au lieu de graviter vers les personnes qu'ils connaissent déjà. Des sessions virtuelles soigneusement conçues peuvent apporter une humanité chaleureuse à l'expérience et aider à renforcer les liens faibles dans les organisations, conduisant à de véritables étincelles d'innovation qui ont été difficiles à maintenir dans le passage au travail à distance.
4. Générosité (offrir le cadeau de l'efficacité)
Les réunions prennent beaucoup de notre temps, mais les réunions virtuelles doivent aller plus vite. Il y a un contrat social tacite dans le virtuel : "Nous ne vous garderons pas sur Zoom/Teams plus longtemps que nécessaire, mais en retour, nous devons avoir une discussion ciblée et pointue." Quelle plus grande générosité y a-t-il dans notre journée de travail que de récupérer un temps précieux ?
La technologie aide. Vous n'avez plus besoin d'interpréter les gribouillis de vos collègues sur un Post-it ou d'attendre qu'ils terminent leur longue pause-café entre les séances. D'une simple pression sur un bouton, les participants se téléportent des ateliers vers la session principale.
L'efficacité du travail à domicile a été bien documentée. Un étudier qui a comparé les calendriers des travailleurs du savoir avant et après la pandémie a révélé que les travailleurs étaient plus productifs pendant le verrouillage de 2020 qu'ils ne l'avaient été en 2013. Ils ont passé 9% plus de temps à interagir avec les clients et les partenaires externes et ont considéré leur travail comme plus intéressant par un nombre de mesures. Un 2013 étudier ont constaté que la productivité d'un groupe d'agents de voyages a augmenté de 13% au cours des neuf premiers mois de travail à distance, et que l'augmentation de la productivité combinée à une baisse des dépenses de bureau et du chiffre d'affaires a permis à l'entreprise d'économiser environ $2 000 par employé.
Le directeur général de Slack, Stewart Butterfield, a déclaré au Revue du New York Times qu'après que le passage à la télécommande l'ait forcé à condenser sa réunion mensuelle à haute production d'une heure à seulement 21 minutes de mises à jour rapides et ciblées de la direction sur Zoom, les membres du personnel ont évalué la version simplifiée plus haut que n'importe lequel de ses prédécesseurs.
Cultiver les vertus du virtuel
La capture de ces avantages n'est pas automatique. Cela nécessite une réflexion et une conception minutieuses. Cela commence par la clarté de l'objectif, en connaissant vos objectifs pour tout exercice ou réunion de cocréation. Adopter une simplicité radicale aide à : Définir un objectif unique et se limiter à l'essentiel pour rester concentré et conserver son énergie. Dans les rassemblements virtuels, les modules courts sont les meilleurs. Utilisez la technologie à bon escient et assurez-vous de répéter afin que la technologie améliore l'expérience. Surtout, reconnaissez ce qui est différent dans ce format et cherchez des moyens de cultiver l'intimité.
Vous ne pouvez pas piloter virtuellement. Il faut préparer, concevoir et innover. Ce format demande plus aux managers qui font la conception, mais il donne aussi plus en termes de qualité du résultat et des idées. Cela a peut-être été une sorte de surprise pandémique, mais c'est une idée qui vaut la peine d'être conservée.
vu à bain&co
Auteurs
- Hareng Luba MandzyVice-président de la pratique, Londres
- Kévin MurphyPartenaire expert, Washington, DC
