The Virtues of Virtual: How Executives Are Successfully Designing Remote Work and Meetings

O ano passado nos ensinou muito sobre reuniões virtuais e colaboração, incluindo quatro coisas que devemos tentar continuar.

Por Luba Mandzy Herring e Kevin Murphy

Num relance

As virtudes das reuniões virtuais incluem apoiar a co-criação sustentada, envolver os participantes certos, cultivar uma participação significativa e usar o tempo dos participantes de maneira eficiente.
Esses benefícios podem ser obtidos com uma reflexão e um design cuidadosos.

À medida que nos aproximamos do segundo ano de separação induzida pela Covid-19, nossa vida profissional virtual se tornou um motivo de riso. Se você assistir aos apresentadores de talk shows noturnos, ou sintonizar Saturday Night Live, você está na piada. E quem não gostou do advogado gatinho falando?

Trabalhar em casa pode ser engraçado, irritante e às vezes cansativo, mas também há muitas vantagens nesse experimento forçado. Além de ajudar grandes setores da economia global a se manterem à tona, o trabalho virtual oferece benefícios permanentes, incluindo co-criação sustentada, maior participação, construção de relacionamento e eficiência. Portanto, em vez de simplesmente suportar um encontro virtual, devemos celebrar suas principais virtudes: transcendência, sabedoria, humanidade e generosidade.

As quatro virtudes

1. Transcendência (apoiando a co-criação contínua e sustentada)

É uma das frustrações perpétuas da administração. Você organiza uma reunião bem-sucedida, sai com ímpeto e, em seguida, observa a energia se dissipar como um balão vazando ar lentamente. A co-criação virtual ajuda a transcender o momento e a manter o momentum. A chave é a co-criação assíncrona antes, durante e depois de um evento. Em espaços de cocriação construídos com ferramentas como Mural e Miro, os participantes trabalham e refinam ideias, estimulam o envolvimento e se conectam.

Antes da pandemia, uma grande empresa de serviços financeiros lançou um esforço de equipe para projetar uma nova iniciativa. O plano inicial era que os participantes fizessem o dever de casa sobre as questões-chave antes de se encontrarem pessoalmente para o trabalho crítico de chegarem a uma resposta juntos. Então o Covid-19 apareceu. A princípio, a empresa pensou em arquivar o projeto. Alguns argumentaram que não havia como realizar o que pretendiam fazer se não pudessem estar fisicamente em uma sala juntos. No final, porém, os executivos decidiram se tornar virtuais por um período limitado, presumindo que logo voltariam ao normal e ao plano original.

Normal nunca apareceu. Enquanto os pedidos para estadia em casa persistiam, a empresa administrava um e depois outro e, finalmente, um total de cinco workshops virtuais. Em vez de cinco picos de engajamento seguidos pelo típico vazamento lento de energia, eles desfrutaram de oito semanas de co-criação ininterrupta. Os participantes visitaram e atualizaram um quadro Miro customizado antes, durante e depois de cada workshop, refinando suas respostas às principais perguntas e construindo sobre o que seus colegas acrescentaram. No final, a gerência concordou que a energia e a amplitude do insight que veio dessa participação não teriam sido igualadas pessoalmente. (Para mais informações sobre co-criação virtual, consulte “Socialmente distanciado, colaborativamente próximo. ”)

2. Sabedoria (colocar as pessoas certas na "sala")

Você já participou de uma reunião em que, após rodadas de debate, alguém surge com a ideia de que muda completamente o curso da conversa? E se essa pessoa não estivesse na sala? Virtual aumenta as chances de que sejam.

No mundo virtual, distância, despesa e escala não são restrições. Todos que precisam se juntar podem. Os especialistas podem ser acessados independentemente de sua localização. Mais participantes podem se juntar à mistura, ampliando a perspectiva, diversificando o pensamento, enriquecendo a conversa e gerando percepções adicionais. O tópico, a conversa e a organização se beneficiam da sabedoria acumulada.

Pessoalmente, um evento de co-criação com centenas de pessoas seria uma tarefa difícil de organizar. Praticamente, com o design e a tecnologia certos, o tamanho deixa de ser um fator limitante. Livres do tempo e das despesas necessárias para organizar um grande evento, os grupos podem se reunir rapidamente, ajudando suas organizações a reagir com mais rapidez.

Na empresa de serviços financeiros, um grupo inicial de 15 pessoas definiu a direção. Em seguida, a empresa usou uma ferramenta de crowdsourcing chamada Waggl para trazer muitas vozes. Mais de 500 pessoas forneceram feedback inicial. Toda a empresa foi então convidada a dar sugestões. Dois mil funcionários finalmente opinaram, comparando ideias e dando feedback - um nível surpreendente de participação que levou a uma maior aceitação da resposta final.

A questão é nunca ir para o tamanho apenas por causa dele. Virtual permite seletividade, tornando possível para todos os direito que as pessoas estejam na sala para uma determinada conversa. Sem omissões, sem substitutos.

3. Humanidade (construção de participação e relacionamentos significativos)

Em encontros virtuais, você deve prestar atenção à inclusão. Felizmente, o formato pode tornar mais fácil permitir que cada voz seja ouvida. Em uma reunião ao vivo, captar informações pode ser um desafio. Se houver uma pessoa que abafa todas as outras, você corre o risco de sair com uma visão unilateral. O Virtual oferece uma infinidade de ferramentas para incentivar a participação: stickies, anotações, chats, quadros brancos, salas de descanso, etc. Como diferentes técnicas funcionam melhor para pessoas diferentes, essa variedade pode aumentar a participação.

Uma abordagem bem-sucedida para construir participação e relacionamentos é agrupar os participantes em “pods” - pequenos grupos que permanecem juntos durante uma sessão mais longa. O pod passa pela experiência junto e sua intimidade promove um diálogo real. Os pods bem projetados ajudam os participantes a se conectar com pessoas com quem normalmente não conversam, em vez de gravitar em torno das pessoas que já conhecem. Sessões virtuais cuidadosamente projetadas podem trazer uma calorosa humanidade à experiência e ajudar a fortalecer os laços fracos nas organizações, levando a verdadeiras faíscas de inovação que têm sido difíceis de manter na mudança para o trabalho remoto.

4. Generosidade (dar o presente da eficiência)

As reuniões ocupam muito do nosso tempo, mas as reuniões virtuais devem ser mais rápidas. Existe um contrato social tácito no virtual: “Não vamos mantê-lo no Zoom / Teams por mais tempo do que o necessário, mas em troca precisamos ter uma discussão focada e nítida.” Que generosidade maior existe em nosso dia de trabalho do que recuperar um tempo precioso?

A tecnologia ajuda. Você não precisa mais interpretar os rabiscos de seus colegas em um Post-it ou esperar que eles terminem o intervalo prolongado para o café entre as sessões. Com o toque de um botão, os participantes se teletransportam dos intervalos de volta para a sessão principal.

A eficiência de trabalhar em casa foi bem documentada. Um estudar que comparou os calendários dos trabalhadores do conhecimento antes e depois da pandemia, descobriu que os trabalhadores eram mais produtivos no bloqueio de 2020 do que em 2013. Eles passaram 9% mais tempo interagindo com clientes e parceiros externos e viram seu trabalho como mais valioso por um número de medidas. A 2013 estudar descobriram que a produtividade de um grupo de agentes de viagens aumentou 13% durante os primeiros nove meses em que trabalharam remotamente e que o aumento da produtividade, combinado com despesas de escritório e rotatividade mais baixas, gerou uma economia para a empresa de cerca de $2.000 por funcionário.

O presidente-executivo da Slack, Stewart Butterfield, disse ao New York Times Magazine que depois que a mudança para o controle remoto o forçou a condensar sua reunião geral mensal de alta produção de uma hora para apenas 21 minutos de atualizações executivas rápidas e focadas no Zoom, os membros da equipe classificaram a versão simplificada como melhor do que qualquer uma de suas predecessoras.

Cultivando as virtudes do virtual

A captura desses benefícios não é automática. Requer pensamento e design cuidadosos. Isso começa com clareza de propósito, conhecendo seus objetivos para qualquer exercício ou reunião de co-criação. Abraçar a simplicidade radical ajuda a: Definir um propósito único e reduzir ao essencial para permanecer focado e manter a energia. Em encontros virtuais, módulos curtos são os melhores. Use a tecnologia com sabedoria e certifique-se de ensaiar para que a tecnologia aprimore a experiência. Acima de tudo, reconheça o que há de diferente nesse formato e procure maneiras de cultivar a intimidade.

Você não pode voar virtual. Você tem que preparar, projetar e inovar. Esse formato exige mais dos gerentes que fazem o projeto, mas também retribui mais em termos de qualidade da produção e das ideias. Isso pode ter sido uma surpresa pandêmica, mas vale a pena se agarrar a um insight.

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